Szanowni Państwo,

przywiązujemy dużą wagę do ochrony danych osobowych i postępowania z nimi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”). W ślad za RODO BAVER SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (KRS: 0000399686) z siedzibą w Warszawie (02-031), przy ul. Góreckiej 43/1A informuje, że jest Administratorem Państwa danych osobowych.

Naszym celem jest udostępnienie Państwu pełnej informacji i umożliwienie kontroli w zakresie przetwarzania przez nas danych oraz udostępnienie wszelkich narzędzi pozwalających naszym Gościom poznać i skorzystać z uprawnień wynikających z przepisów prawa.

Poniżej przedstawiamy informacje dotyczące tego w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe, jak dbamy o ich bezpieczeństwo i komu je udostępniamy.

Pozostajemy do Państwa dyspozycji i w razie jakichkolwiek dodatkowych pytań dotyczących przetwarzania przez nas danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem email:

reception@baltic-sopot.pl

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA:

Minimalizujemy i ograniczamy zakres pozyskiwanych przez nas danych – dane osobowe pozyskiwane są od tylko jednej osoby zameldowanej w pokoju hotelowym, zbieramy jedynie te dane osobowe które są niezbędne do dokonania rezerwacji pobytu, oraz wykonania kompleksowej usługi hotelowej, tj.:

• imię i nazwisko,
• adres ( ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy i miasto),
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• numer dokumentu tożsamości,

dodatkowo:

• gdy życzycie sobie Państwo wystawienia faktury VAT, będziemy prosić o udostępnienie nam numeru NIP oraz danych przedsiębiorstwa,
• gdy rezerwacja została dokonana przez Państwa za pośrednictwem portali rezerwacyjnych, do skutecznego dokonania rezerwacji niezbędne jest podanie danych Państwa karty kredytowej, jeśli zgodzą się Państwo na obciążenie z góry opłatą za pobyt,
• w momencie zameldowania prosimy Państwa o okazanie dokumentu ze zdjęciem, celem weryfikacji poprawności przekazanych nam danych. Weryfikacja ta jest konieczna w celu umożliwienia nam dochodzenia ewentualnych roszczeń,
• w momencie zameldowania pozyskujemy informację o kraju Państwa stałego zamieszkiwania – w celu spełnienia obowiązku statystycznego do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS przekazujemy jedynie informację o ilości Gości w podziale na kraje stałego miejsca zamieszkania, bez udostępniania danych osobowych naszych Gości),
• w celu spełnienia obowiązku prowadzenia ewidencji osób, pozyskane przez nas dane osobowe są przekazywane do Urzędu Gminy – Urząd jest odrębnym administratorem tych danych.

Nie gromadzimy i nie przetwarzamy danych biometrycznych, takich jak kopie dokumentów tożsamości, fotografii gości itp. Ze względu na bezpieczeństwo osób i mienia, przestrzenie ogólnodostępne na zewnątrz i wewnątrz obiektu (korytarze, restauracja, parking) objęte są całodobowym monitoringiem – który nie jest ukierunkowany na identyfikowanie osób fizycznych. Dane z monitoringu przetwarzane są wyłącznie w celu ochrony osób i mienia, czyli w naszym uzasadnionym interesie. Miejsca objęte monitoringiem zostały oznaczone w widoczny sposób.

Podanie przez Państwa danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale jednocześnie jest konieczne w celu wykonania rezerwacji pobytu i usługi hotelowej.

Państwa dane są przez nas gromadzone w ramach procesu rezerwacji dokonywanej:

– za pośrednictwem strony internetowej,

– za pośrednictwem poczty elektronicznej,

– telefonicznie,

– osobiście w hotelu,

a także w trakcie Państwa zameldowania  w obiekcie.

Państwa dane możemy pozyskać również od naszych partnerów (Booking.com, HRS, organizatorów imprez, itp. ), jeśli wyrazili Państwo na to zgodę.

Państwa dane osobowe nie są przez nas wykorzystywane w celu wysyłki oferty handlowej i działań marketingowych.

PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH:

Państwa dane osobowe są przechowywane w dwóch formach:

• elektronicznej, w hotelowym systemie komputerowym S4H,
• papierowej, w formie wydruków potwierdzeń rezerwacji, kart meldunkowych, dokumentów wygenerowanych z hotelowego systemu komputerowego,

na terenie obiektu, tj. w Sopocie, przy ul. Bitwy pod Płowcami nr 62.

Karty meldunkowe, wydruki potwierdzeń rezerwacji, dokumenty wygenerowane przez system elektroniczny niszczone są w sposób trwały i skuteczny niezwłocznie po Państwa wymeldowaniu.

Państwa dane zostają wykasowana z systemu S4H niezwłocznie po wymeldowaniu. Dane archiwalne w formie elektronicznej przechowywane są w hotelowym systemie komputerowym przez okres maksymalnie 6 lat. Jednocześnie pragniemy zwrócić Państwa uwagę na fakt, że w sytuacji gdy dane będą nam niezbędne do obrony swoich praw, wyegzekwowania przysługujących nam roszczeń lub gdy o udostępnienie danych zwrócą się do nas organy ściągania – czas przechowywania danych osobowych może ulec proporcjonalnemu wydłużeniu.

Zapis z monitoringu hotelowego przechowywany jest w formie elektronicznej na serwerach komputerowych hotelu przez okres około 30 dni, w zależności od tego, czy zapis prowadzony był w sposób ciągły, czy z przerwami (kamery aktywizują się i nagrywają w momencie wykrycia ruchu).

Dostęp do Państwa danych osobowych mają jedynie uprawnieni pracownicy oraz podmioty  z którymi zawarto odrębne umowy. Stosujemy rozwiązania techniczne i organizacyjne, których celem jest zapewnienie maksymalnej ochrony Państwa danych osobowych (więcej informacji znajdą Państwo w naszej POLITYCE BEZPIECZEŃSTWA tu).

PODMIOTY KTÓRYM UDOSTĘPNIAMY DANE:

Państwa dane, zabezpieczone w odpowiedni sposób, będziemy przekazywać podmiotom, które z nami współpracują, są to:

• podmioty zapewniające nam obsługę informatyczną,
• podmioty zapewniające nam obsługę księgową,
• podmiot obsługujący system S4H,
• Urząd Gminy/GUS/organy administracji skarbowej/organy ścigania.

PAŃSTWA PRAWA:

Zgodnie z RODO przysługuje Państwu szereg praw związanych z przekazaniem nam danych osobowych:

• prawo do informacji, w jaki sposób są przetwarzane dane osobowe– w razie pytań dotyczących przetwarzania przez nas danych osobowych prosimy o kontakt mailowy, lub osobisty,
• prawo dostępu i możliwości aktualizacji danych– pozyskanie informacji w tym zakresie jest możliwe droga mailową oraz osobiście – każdorazowo przekażemy Państwu informacje jakie dane przetwarzamy i zaktualizujemy je,
• prawo do usunięcia danych– jeżeli chcą Państwo abyśmy przestali przetwarzać Państwa dane, prosimy o osobiste, lub mailowe zgłoszenie (mogą one być dalej przetwarzane w ograniczonym zakresie, np. w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, które mogą być kierowane przeciwko nam),
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzaniadanych,
• prawo zgłoszenia sprzeciwuwobec przetwarzania danych, gdy podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora,
• zawsze macie Państwo prawo cofnięcia zgody oraz przeniesienia danych – gdy dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody.

Wszelkie wskazane powyżej prośby, żądania i pytania mogą Państwo skierować do nas drogą mailową: e-mail: reception@baltic-sopot.pl, telefonicznie: +48 58 551 32 01, lub osobiście w obiekcie położonym w Sopocie, przy ulicy Bitwy pod Płowcami 62.

Pozostajemy do Państwa dyspozycji, jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania, lub wątpliwości związane z przetwarzaniem przez nas danych osobowych, lub chcą Państwo skorzystać z uprawnień wynikających z RODO, poprosimy o informację – drogą mailową reception@baltic-sopot.pl,, lub osobiście.

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzamy dane osobowe niezgodnie z prawem, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.